Chuyện "xây nhà"

25 tuổi, mình “xây” được căn nhà đầu tiên trong đời. Nhưng thật ra… không tự cần làm móng. Vì có tiền – đi, chìa khóa trao tay. Xây nhà đơn giản đến thế ?

Cũng vài năm trước, mình được tham gia khóa cải tiến do JICA (Cơ quan Hợp tác Quốc tế Nhật Bản)  tổ chức, chuyên gia Toyota Body (Nhật Bản) huấn luyện. Cuối khóa, cả lớp ngồi nhìn nhau: “Ở nhà người ta dùng ngon. Về nhà mình thì sao?”

Kể cũng giống chuyện doanh nghiệp mình vậy. Cứ thấy công ty Nhật, Hàn làm tốt thì mang về “xây y chang”. Nhưng cái thiếu không phải công cụ. Mà là... nền móng.

Văn hóa là móng. Quy trình là tường. Công nghệ là mái.

Văn hóa doanh nghiệp – ai cũng nói, nhưng ít ai "sờ được". Nó hiện diện âm thầm trong cách họp, cách phản hồi email, cách đối diện với vấn đề.

Nên nếu chưa có văn hóa rõ ràng, kỷ luật, cởi mở – thì mọi quy trình dù logic cũng chỉ nằm trong sổ tay.
Và phần mềm dù hiện đại, cũng chỉ là “bản đồ đẹp cho người không chịu đi”.

Văn hóa là tiền đề cho quy trình.

Một quy trình dù logic đến đâu, nếu tổ chức không có tinh thần kỷ luật – thì cũng chỉ nằm trên giấy.

Một quy chế dù hay đến mấy, nếu không có tinh thần hợp tác – thì sẽ bị “lách”.

Một hệ thống quản trị dù hiện đại tới đâu, nếu văn hóa không đủ cởi mở và học hỏi – thì công nghệ cũng thành gánh nặng.

Văn hóa không viết ra quy trình. Nhưng văn hóa quyết định quy trình đó có sống nổi không.

Xây dựng quy trình là hành trình "hiện thực hóa" giá trị cốt lõi.

Quy trình không nên là bản vẽ "trên trời", được copy từ nơi khác, hoặc do một nhóm tư vấn bên ngoài soạn rồi mang vào như thần chú.

Quy trình phải được sinh ra từ nhu cầu thực tế, nhưng dựa trên giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Nếu bạn tin vào sự minh bạch – thì quy trình phải rõ ràng. Nếu bạn đề cao sự phối hợp – thì quy trình phải tránh “khoanh vùng trách nhiệm”.

Khi giá trị sống được trong văn hóa, thì quy trình sẽ không bị xem là “giấy tờ phiền phức”, mà trở thành cách doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và chính trực.

Chuẩn hóa trước khi số hóa.

Nhiều người hỏi mình: "Có nên bắt đầu từ phần mềm không?"

Câu trả lời luôn là: Không.
Trước khi nghĩ đến ESG, chuyển đổi số hay quản trị hiện đại – hãy chuẩn hóa quy trình.

Nếu đội ngũ chưa thống nhất được một quy trình xử lý đơn hàng bằng Excel, thì đừng mơ tới ERP.
Nếu nhân viên còn thắc mắc mỗi lần xin nghỉ phép – thì chưa nên nghĩ tới nền tảng quản trị nhân sự.

Và quy trình chỉ thực sự vận hành hiệu quả khi nó phản ánh được cách con người làm việc với nhau – một cách văn minh, rõ ràng, và có trách nhiệm.

Quy trình không phải để kiểm soát. Quy trình là cách ta lan tỏa sự tin tưởng.

Trong một tổ chức có văn hóa vững vàng, quy trình không phải là gông cùm. Nó là điểm tựa cho sự ổn định, là kênh truyền dẫn giá trị, là cách giúp mọi người làm đúng – mà không phải chờ chỉ đạo từ trên.

Mình từng nghĩ xây nhà cần bản vẽ, giờ mới hiểu: cần cả… nền.

Còn nếu không có nền, thì xây xong cũng chỉ để… gió thổi bay KPI!

___ Ngô Đức Ngự___